Een succesvol evenement organiseren

Elk evenement vraagt een goede voorbereiding. Je bepaalt welk soort evenement je wil organiseren, wie het evenement organiseert, je kiest een datum en een locatie, je stelt een programma en een planning op en je bereidt de communicatie voor. Met een goede voorbereiding ben je al flink op weg naar een geslaagd evenement. Voor je begint, is het goed om eerst een aantal zaken op papier te zetten:

• Waarom wil je een evenement organiseren?
• Wat is je doelstelling?
• Welk sfeer wil je neerzetten? Dit heeft direct te maken met je doelstellingen en met de identiteit die je wilt uitstralen als organisator.
• Een andere vraag die jezelf zeker moet stellen is: wat is je doelgroep?

Als je bovenstaande vragen hebt beantwoord, kan je kijken naar de vorm van je evenement. Ze zijn er in alle soorten en maten. Probeer eens een brainstorm om tot ideeën te komen over de invulling van het evenement. Probeer tot een thema te komen. Dit thema wordt namelijk de rode draad van je evenement en het zal ook gebruikt worden als trigger in de communicatie: de aankondiging, de uitnodiging, de banners, de menu's, het programma, etc. Maar je kunt het ook gebruiken in de keus van je locatie, aankleding of in de keuze voor amusement.

Zorg dat je in je planning rekening houdt met voldoende voorbereidingstijd. Zelfs kleine evenementen kunnen het beste een aantal maanden voorbereidingstijd gebruiken. Zorg dat de taken goed verdeeld zijn en dat er één coördinator wordt aangesteld die de bal aan het rollen houdt.

Dan is er nog het bepalen van datum en plaats. Hou bij je planning van de datum rekening met vakanties, feestdagen en andere evenementen die interessant zijn voor je doelgroep. De lokatie wordt bepaald door een aantal factoren:

• hoeveel mensen verwacht je?

• Wat voor evenement organiseer je?

• Het thema en de uitstraling die je wenst

• De doelgroep

• Budget en beschikbaarheid

Probeer bij het huren van een locatie te letten op een aantal dingen:

• Welke faciliteiten zijn er beschikbaar?

• Catering

• Subzalen wanneer die nodig zijn

• Bereikbaarheid

• Parkeergelegenheid

• Uitstraling

• Wat is inbegrepen bij de huurprijs en wat niet?

• Welke technische faciliteiten en mogelijkheden zijn er?

Heb je al bovenstaande zaken op een rij? Ga dan aan de slag met de invulling van het programma. Probeer in je evenement evenwicht te vinden tussen spanning en ontspanning, informatieverschaffing en de gelegenheid om contacten te leggen, culinaire momenten en animatie. Time je evenement goed en let op dat je je programma niet volpropt. De bezoekers zullen alleen maar vermoeid of afgeleid raken en je evenement loopt gegarandeerd uit. Op bepaalde punten in je programma zou je de mogelijkheid kunnen inbouwen om een eventuele uitloop weer in te halen.

Wanneer je sprekers en artiesten uitnodigt, zorg dan dat je vooraf duidelijkheid hebt over wat de ze nodig hebben en/of meenemen. Heeft een spreker bijvoorbeeld liever een staande microfoon of een dasspeldmicrofoon? Is er een beamer nodig? Is er voldoende licht en geluid? Zijn daar nog speciale eisen aan? Spreek met je sprekers af dat ze hulpmateriaal (bijvoorbeeld een powerpoint) van tevoren aanleveren. Dit voorkomt veel stress en problemen met apparatuur en instellingen op de dag zelf, want je zult zien dat die usb-stick het die dag net niet doet of dat de laptop van de spreker niet goed op de beamer aangesloten kan worden. Naast de sprekers en artiesten die je eventueel wilt inschakelen, is het goed om een MC (master of Ceremony) in te schakelen, die de bezoekers de dag 'doorsleept'. Voorzie hem/haar van een goed draaiboek en praat hem in!

Heb je een beeld gekregen van je evenement? Begroot dan je budget. Let daarbij op: locatie, techniek en geluid, catering, drukwerk, sprekers, animatie, gastvrouwen, giveawys, etc. Calculeer 10% onvoorziene kosten in (en let op BTW!).

En dan moeten er bezoekers komen. Schrijf daarvoor een communicatieplan, toegespitst op het evenement.  

Het is veel werk om een evenement neer te zetten en de hierboven beschreven stappen dekken lang niet de gehele lading. We hopen dat het in ieder geval je mindset kan helpen bepalen. Wil je verder praten of zou je meer willen weten over wat wij voor je kunnen doen? Neem dan contact op.